Dokumenten-Management-Systeme - Nutzen und Kosten

Diplomarbeit aus dem Jahr 2000 im Fachbereich Informatik - Wirtschaftsinformatik, Note: 1,3, Hochschule fr Technik und Wirtschaft Berlin (Wirtschaftswissenschaften), Sprache: Deutsch, Abstract: Inhaltsangabe:Einleitung:
Die vorliegende Diplomarbeit bietet einen allgemeinen berblick ber Dokumenten- Management- Systeme (DMS). Sie zeigt differenziert die Kostentreiber von DMS auf und stellt diesen die Nutzenpotentiale gegenber.
Es wurden 30 DMS- Anwendungen in drei DMS- Typen klassifiziert:
- elf Archiv- Systeme mit Dokumentenimport mittels Scannen.
- 14 Archiv- Systeme mit Dokumentenimport mittels COLD- Schnittstelle.
- fnf Dokumenten- Management- Systeme im engeren Sinne.
Die Kosten dieser Systeme betragen fr den internen Aufwand 33%, fr Software 28%, fr Hardware 23% und fr die externe Beratung 16% der Anschaffungskosten. Diese rechnerisch ermittelte prozentuale Verteilung der einmaligen Kosten eines DMS besttigt die Erfahrungen der mit der Einfhrung von DMS vertrauten Beratern von KPMG.
Eine einheitliche Aussage ber die Hhe der Anschaffungskosten von DMS kann nicht getroffen werden. Die Ergebnisse zeigen jedoch, da ein Archiv mit klassischem Dokumentenimport mittels Scannen doppelt so viel pro Arbeitsplatz in der Anschaffung kostet als ein Archiv mit COLD- Schnittstelle. Die durchschnittlichen jhrlichen Kosten pro Arbeitsplatz sind bei den drei untersuchten DMS- Typen annhernd gleich.
Ein Dokumenten- Management- System amortisiert sich in kurzer Zeit. Die untersuchten Systeme weisen eine durchschnittliche Amortisationszeit von 2 Jahren auf.
Der Nutzen eines Dokumenten- Management- Systems liegt sowohl im quantitativen als auch im qualitativen Bereich und ist nur zum Teil monetr bewertbar. Ein DMS fhrt zu finanziellen Einsparungen durch krzere Zugriffs- und Ablagezeiten, Transportzeiten und Suchzeiten der Dokumente. Es fhrt zu einer Reduzierung der Brosystemkosten und des Platzbedarfs. Monetr schwer zu beziffernde weitere Vorteile von DMS liege