Funktionskrav i upphandling : konsten att köpa rätt vara till rätt pris

Den tekniska utvecklingen går idag så rasande snabbt att det knappast finns någon enskild individ eller organisation som har all den spetskompetens som krävs för att upphandla ett tekniskt system. Att köpa in en komplex vara kräver att du både pekar ut vad du vill ha i fråga om funktionalitet och kvalitet, samtidigt som du inte önskar bryta mot den offentliga upphandlingslagstiltningens regelverk. Brott mot dessa föreskrifter riskerar leda till senare juridiska problem med överprövning och rent av omstart av hela upphandlingen.

Vi som arbetar med upphandling måste även ha insikt i den teknik vi ska kravställa så vi staller rimliga krav på leverantören. Felaktiga krav ökar risken för kvalitetsproblem, leveransförseningar och projektfördyringar. De flesta organisationer har idag oerhört svårt att behärska och balansera upp dessa olika kompetenser och vi ser tyvärr allt för ofta resultatet av en misslyckad upphandling i tidningarnas löpsedlar med krav på stopp för slöseriet av våra skattemedel och ett utkrävande av någons ansvar.

Majoriteten av litteraturen inom området offentlig upphandling fokuserar idag på upphandlingslagstiftningen, affärsjuridik, utvärderingsmodeller eller förhandlingsteknik. Inget finns i princip att läsa om hur du ska gå till väga för att inom lagrummet för offentlig upphandling kravställa ditt upphandlingsföremål via en funktionell kravställning på ett korrekt och entydigt vis.

Att gå in i ett kontrakt med en felaktig kravbild kommer garanterat ge dig stora problem. Inte bara då otydliga eller felaktiga krav försvårar din utvärdering och val av det mest fördelaktiga anbudet, utan också senare under projektet då det tekniska systemet växer fram hos din leverantör och du någon gång måste besluta om dina krav är uppfyllda eller inte.

Boken behandlar de olika faserna av en upphandling från start av upphandlingen, utformningen av krav och upphandlingsdokumentation, utvärderingsmodeller och kravuppföljning under kontrakt. Fokus läggs dock på den komplexa uppgiften att kravställa rätt tekniskt system och dessutom kravställa detta på rätt sätt, så att minimal risk för missförstånd uppstår mellan beställare och leverantör.

Denna bok är tänkt att hjälpa dig att råda bot på problemen med dålig kravställning och ger dig mängder av praktiska tips, regler för kravkvalitet, kravmönster och metoder för enkel systemanalys av ditt upphandlingföremål. Allt kan du applicera i ditt eget arbete, med målet att hjälpa dig i rollen som inköpare av ett tekniskt system.

Om du inte behärskar att beskriva vad du vill ha levererat är risken överhängande att du inte heller får det du behöver i slutänden, eller hur?

Christer Fröling är idag VD på Reuse Scandinavia som utvecklar metoder och IT stöd för kravanalys och upphandling. Han är en senior systemingenjör med lång erfarenhet från arbete med både anbudsgivning och upphandling av tekniska system. Han har arbetat i ett antal nordiska upphandlingsprojekt och har lång erfarenhet av kravställning, utvärdering av anbud, förhandling och projektledning inom försvar, medicinteknik och offentlig verksamhet. Christer är också diplomerad förändringsledare med mångårig erfarenhet av utbildning, processutveckling och förbättringsarbete.